Blog o ochronie danych osobowych

Zbieranie danych osobowych w procesie rekrutacji

W procesie rekrutacji pracodawca może żądać podania przez kandydata jedynie ściśle określonych danych osobowych. Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy, od osoby ubiegającej się o zatrudnienie pracodawca ma prawo żądać następujących danych osobowych:


1) imię (imiona) i nazwisko,
2) imiona rodziców,
3) data urodzenia,
4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji),
5) wykształcenie,
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Po zatrudnieniu kandydata katalog danych osobowych, których pracodawca może żądać od pracownika, poszerza się o dalsze dane osobowe, w tym o numer PESEL oraz imiona, nazwiska i daty urodzenia dzieci pracownika, których podanie nastąpić powinno w sytuacji, gdy jest to konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Obowiązek podania innych danych osobowych – ponad wskazane wyżej – może wynikać także z innych przepisów. Ma to miejsce np. w przypadku konieczności wykazania się przez pracownika pełnią praw publicznych lub niekaralnością na danym stanowisku.
 
Powołane wyżej przepisy jednoznacznie określają zakres danych osobowych, jakich pracodawca może żądać od pracownika, a wcześniej od kandydata na pracownika. Pracodawca nie jest więc uprawniony do zbierania danych osobowych wykraczających poza powyższe normy.

Należy pamiętać, że dane osobowe pracownika podlegają przepisom ustawy o ochronie danych osobowych. Oznacza to, że pracodawca występuje w stosunku do kandydata do pracy oraz pracownika jako administrator danych i tym samym spoczywa na nim szereg obowiązków związanych z ochroną danych osobowych. W szczególności, stosowane zabezpieczenia danych osobowych pracowników i kandydatów do pracy nie powinny odbiegać od sposobu zabezpieczenia danych klientów czy kontrahentów pracodawcy. Z uwagi na przetwarzanie danych w związku z zatrudnieniem pracodawca nie ma jednak obowiązku rejestracji zbioru danych osobowych pracowników. Ponadto, pracodawca ma obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników.

W trakcie procesu rekrutacyjnego pracodawca powinien także spełnić obowiązek informacyjny wobec kandydatów do pracy. Odbywa się to poprzez zawarcie w zamieszczanym ogłoszeniu rekrutacyjnym klauzuli informacyjnej wskazującej na:
1) adres siedziby i pełną nazwę pracodawcy (a gdy pracodawcą jest osoba fizyczna, należy podać miejsce zamieszkania oraz imię i nazwisko pracodawcy),
2) cel zbierania danych (w tym informację o znanych pracodawcy w czasie udzielania informacji lub przewidywanych odbiorcach lub kategoriach odbiorców danych),
3) prawo dostępu do treści danych oraz ich poprawiania,
4) dobrowolność albo obowiązek podania danych wraz z podstawą prawną takiego obowiązku (w tym przypadku na obowiązek podania danych wskazują odpowiednie przepisy Kodeksu pracy).

Warto także mieć na uwadze, że cel zbierania danych, jakim jest w tym przypadku przeprowadzenie procesu rekrutacji na wskazane w ogłoszeniu stanowisko u danego pracodawcy, ogranicza pracodawcę w ten sposób, że nie może on wykorzystać zebranych CV do innych celów. Niedopuszczalną praktyką byłoby w szczególności wykorzystanie zgromadzonych CV w celu przekazania ich „po znajomości” innemu podmiotowi szukającemu aktualnie pracowników na takie samo stanowisko. Fakt, iż celem zbierania danych jest rekrutacja na dane stanowisko, uniemożliwia także pracodawcy skorzystanie z ze zgromadzonych CV na potrzeby przyszłych rekrutacji – chyba że kandydat do pracy wyraził na to zgodę.


Powołanie administratora bezpieczeństwa Informacji