Pomoc w rejestracji zbiorów danych osobowych w rejestrze GIODO
Pomoc w rejestracji
zbiorów danych osobowych w rejestrze GIODO
Obowiązek zgłoszenia do GIODO
zbioru danych wynika wprost z art. 40 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o
ochronie danych osobowych (dalej jako uodo). Obowiązek ten ciąży na każdym
administratorze danych, a więc np. na firmach (spółkach, ale też przy
jednoosobowej działalności gospodarczej), urzędach, fundacjach,
stowarzyszeniach etc. pod warunkiem, że zbiór taki nie korzysta z wyjątku
przewidzianego w art. 43 ust. 1 uodo.
Wyjątki dotyczą administratorów
danych osobowych:
objętych
tajemnicą państwową ze względu na obronność lub bezpieczeństwo państwa, ochronę
życia i zdrowia ludzi, mienia lub bezpieczeństwa i porządku publicznego,
które
zostały uzyskane w wyniku czynności operacyjno-rozpoznawczych przez
funkcjonariuszy organów uprawnionych do tych czynności (np. funkcjonariuszy
policji, ABW etc.),
przetwarzanych
przez właściwe organy dla potrzeb postępowania sądowego (np. sądy, prokuratura)
oraz na podstawie przepisów o Krajowym Rejestrze Karnym,
przetwarzanych
przez Generalnego Inspektora Informacji Finansowej,
dotyczących
osób należących do kościoła lub innego związku wyznaniowego, o uregulowanej
sytuacji prawnej, przetwarzanych na potrzeby tego kościoła lub związku
wyznaniowego,
przetwarzanych
w związku z zatrudnieniem u nich, świadczeniem im usług na podstawie umów
cywilnoprawnych, a także dotyczących osób u nich zrzeszonych lub uczących się
(np. dane kadrowe, kandydaci do pracy),
dotyczących
osób korzystających z ich usług medycznych, obsługi notarialnej, adwokackiej,
radcy prawnego, rzecznika patentowego, doradcy podatkowego lub biegłego
rewidenta,
tworzonych
na podstawie przepisów dotyczących wyborów do Sejmu, Senatu, Parlamentu
Europejskiego, rad gmin, rad powiatów i sejmików województw, wyborów na urząd
Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej, na wójta, burmistrza, prezydenta miasta
oraz dotyczących referendum ogólnokrajowego i referendum lokalnego,
dotyczących
osób pozbawionych wolności na podstawie ustawy, w zakresie niezbędnym do
wykonania tymczasowego aresztowania lub kary pozbawienia wolności,
przetwarzanych
wyłącznie w celu wystawienia faktury, rachunku lub prowadzenia sprawozdawczości
finansowej,
powszechnie
dostępnych,
przetwarzanych
w celu przygotowania rozprawy wymaganej do uzyskania dyplomu ukończenia szkoły
wyższej lub stopnia naukowego,
przetwarzanych
w zakresie drobnych bieżących spraw życia codziennego.
Wyliczenie to ma charakter
zamknięty, a zatem każdy zbiór zawierający dane osobowe, które nie mieszczą się
w wyżej wskazanym zakresie podlegają obowiązkowi zgłoszenia do GIODO.
Sama procedura rejestracji nie
jest skomplikowana, jednak zanim administratora danych dokona zgłoszenia, musi
spełnić szereg wymogów przewidzianych w uodo, w tym w szczególności:
legitymować
się podstawą prawną do przetwarzania danych osobowych (art. 23 ust. 1 lub
art. 27 ust. 2),
zabezpieczyć
dane osobowe zgodnie z wymogami rozdziału 5 uodo, a więc zadbać o to, by
zostały wdrożone odpowiednie (adekwatne do zagrożeń) środki techniczne
(np. odpowiednie oprogramowanie antywirusowe, zabezpieczenia fizyczne)
oraz środki organizacyjne (w szczególności zaś musi zostać opracowana i
wdrożona polityka bezpieczeństwa i instrukcja zarządzania systemem informatycznym
służącym do przetwarzania danych osobowych),
zawrzeć
stosowne umowy powierzenia przetwarzania danych z podmiotami, z którymi
administrator danych współpracuje powierzając im swoje dane osobowe (art.
31 uodo),
zapewnić
właściwą procedurę przy udostępnianiu danych osobowych (art. 29 uodo),
stosować
oprogramowanie, które spełnia wymogi rozporządzenia Ministra Spraw
Wewnętrznych i Administracji z dn. 29 kwietnia 2004 r. w sprawie
dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i
organizacyjnych, jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy
informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych
W ramach pomocy przy rejestracji
zbioru w GIODO, PIN Consulting wykona na Państwa rzecz następujące czynności:
przeprowadzi
audyt,
opracuje
dokumentację związaną z ochroną danych osobowych,
opracuje
wytyczne dla Administratora Bezpieczeństwa Informacji (ABI),
przeszkoli
pracowników w zakresie ochrony danych osobowych,
opracuje
wnioski rejestracyjne dla zbiorów danych do GIODO.
